資遣程序中告知義務與會議文件簽名效力

一、問題／事實整理（LawChain 原文）

某公司一名員工績效不佳且不遵守幹部指導，後因調店要求未獲准而無故曠職。雇主曾利用通訊軟體告知該員工應改善事項，但對方連已讀都未顯示。此外，雇主在資遣前進行輔導改善會議並告知改善方向，但該員工拒絕於會議紀錄上簽名。雇主擔心通訊軟體未已讀是否會被認定為未盡告知義務，以及員工拒簽之會議文件是否仍具法律效力。

資料來源：法律圈 LawChain

二、爭點

• 雇主以通訊軟體告知改善事項但對方未已讀，是否即構成未盡告知義務？
• 員工拒絕於輔導改善會議紀錄上簽名，該會議紀錄是否仍具證據效力？
• 雇主在資遣前所為之績效輔導改善程序是否已符合「最後手段性原則」？
• 員工無故曠職之行為，雇主得否依勞基法第12條逕行終止契約？

三、相關法條

• 勞動基準法第11條 — 雇主預告終止契約之事由（第5款：不能勝任工作）
• 勞動基準法第12條 — 雇主不經預告終止契約之事由（第6款：曠工）
• 勞動基準法第16條 — 預告期間之規定
• 勞動基準法第17條 — 資遣費之計算
• 民法第95條 — 非對話意思表示之生效時點
• 職業安全衛生法第6條 — 雇主安全衛生管理義務

四、法律分析

關於通訊軟體告知義務之問題，依民法第95條規定，非對話之意思表示，以通知達到相對人時發生效力。通訊軟體訊息是否「達到」，實務上見解認為應以訊息已傳送至對方可得支配之範圍為準，不以實際閱讀（已讀）為必要。亦即，雇主透過通訊軟體發送改善通知，只要訊息已成功送達至對方帳號，即可認為已到達相對人之支配範圍。惟為強化舉證，建議雇主同時採取其他通知方式，如書面公文、存證信函或電子郵件等，建立多元通知紀錄。

關於員工拒絕簽名之會議文件，簽名之功能在於確認當事人知悉文件內容，但並非文件效力之絕對要件。員工拒絕簽名不影響會議實際發生之事實，亦不影響會議內容之實質效力。實務上，雇主可由其他在場參與人員（如主管、人資人員）簽名見證，並於文件上註記「員工拒絕簽名」及拒簽日期，即可作為會議確實舉行之佐證。法院在審理時，會綜合考量會議之實際舉行、參與人員之證詞、其他書面紀錄等證據，而非僅以有無員工簽名作為唯一判斷標準。

至於資遣之合法性，依最高法院判決見解，雇主依勞基法第11條第5款以勞工不能勝任工作為由終止契約時，應符合「最後手段性原則」，即雇主須先採取改善措施（如教育訓練、輔導、調整職務等），於勞工仍無法改善後，始得資遣。本案雇主已透過通訊軟體通知及會議進行輔導改善，程序上已有相當之努力。另外，若員工無故連續曠工三日或一個月內曠工達六日，雇主亦得依勞基法第12條第1項第6款不經預告終止契約，且無須給付資遣費。

五、結論與建議

結論：通訊軟體訊息未已讀不必然代表未盡告知義務，只要訊息已成功送達即可認為已到達。員工拒絕簽名不影響會議文件之實質效力，但建議強化其他佐證。雇主應視情形選擇適用勞基法第11條第5款或第12條第1項第6款終止契約。

1. 除通訊軟體外，同時以書面公文、存證信函或電子郵件等方式通知員工應改善事項，建立多元送達紀錄。
2. 會議文件上由在場主管及人資人員簽名見證，並明確註記「員工拒絕簽名」及日期。
3. 完整記錄績效輔導改善之過程，包括日期、內容、參與人員及員工回應。
4. 確認員工曠職天數，若符合勞基法第12條第1項第6款要件，可考慮不經預告終止契約。
5. 如依勞基法第11條第5款資遣，應依法給付預告工資及資遣費，並向主管機關通報。
6. 保留所有通訊軟體對話截圖、會議紀錄、出勤紀錄等相關證據備查。
7. 建議諮詢專業勞動法律師，確認資遣程序之完備性，降低後續爭訟風險。