公司遺失出差費收據，員工是否需自行承擔費用？法律責任歸屬分析

一、問題／事實整理（LawChain 原文）

當事人因公出差，依公司規定提供紙本收據（含統一編號）向公司申請出差費用核銷。該收據依公司內部流程需經6至7層主管逐層簽名蓋章。然而在簽核過程中，紙本收據不明原因遺失，各層主管均表示不清楚收據去向，僅第一層主管確認已簽完後往上送。當事人因當初未留存收據影本或拍照備份，目前面臨無法證明費用支出之困境，擔心需自行承擔該筆出差費用。

資料來源：法律圈 LawChain

二、爭點

• 收據提交至公司進入簽核流程後，保管責任是否已移轉至公司？
• 收據於公司內部簽核流程中遺失，法律上應由何方承擔不利益？
• 員工未保留收據影本，是否因此喪失請求出差費用核銷之權利？
• 出差費用之性質為何？雇主有無法律上之給付義務？
• 員工如何在無原始收據之情況下證明出差費用之支出？

三、相關法條

• 民法第483條 — 僱傭關係中受僱人服勞務所需之費用由僱用人負擔
• 民法第546條 — 受任人因處理委任事務所支出之必要費用委任人應償還
• 民法第590條 — 受寄人應以善良管理人之注意保管寄託物
• 勞動基準法第22條 — 工資應全額直接給付勞工
• 民法第184條 — 因故意或過失不法侵害他人權利者負損害賠償責任
• 民法第227條 — 因可歸責於債務人之事由致不完全給付

四、法律分析

首先，關於出差費用之法律性質。員工因公出差所支出之交通、住宿、餐飲等費用，係因執行職務所生之必要費用，依民法第483條規定，僱傭關係中受僱人服勞務所需之費用，除當事人另有約定或依習慣應由受僱人負擔外，由僱用人負擔。同時，依民法第546條第1項規定，受任人因處理委任事務所支出之必要費用，委任人應償還之並附加自支出時起之利息。因此，出差費用之償還係雇主之法定義務，非雇主之恩惠或額外給付。

其次，關於收據遺失之保管責任歸屬。當事人已依公司規定之程序提交紙本收據，收據一經提交即進入公司內部之簽核流程。自此時起，收據之保管責任已從員工移轉至公司。公司內部各層主管在簽核過程中負有妥善保管並轉交文件之義務。收據於簽核流程中遺失，顯示公司之內部文件管理存在疏失，此一風險及不利益應由公司承擔，而非轉嫁給已盡提交義務之員工。類比民法第590條寄託之規定，受寄人（此處為公司）應以善良管理人之注意保管寄託物（此處為收據），未盡此義務致寄託物遺失者，應負損害賠償責任。

再者，員工未保留收據副本是否影響其權利。雖然保留影本係良好之自保習慣，但法律上並未課予員工在提交原始收據前須自行留存副本之義務。員工既已依規定提交原始收據，即已完成其舉證及請款程序上之義務。公司不得以自身管理疏失（收據遺失）為由，否定員工已提交收據之事實，進而拒絕核銷出差費用。第一層主管已確認收到並簽核後往上送之事實，即可作為員工已提交收據之證據。

最後，就替代舉證方式而言。在原始收據遺失之情況下，當事人仍可透過以下方式補充證明出差費用之支出：向消費店家申請收據補發或消費明細；提供信用卡或電子支付之消費紀錄；提出出差期間之差旅報告或行程紀錄；第一層主管出具已確認收據之書面聲明等。公司在此情況下應本於誠信原則，協助員工完成費用核銷程序，而非消極推諉。若公司仍拒絕核銷，員工得依民法第483條及第546條之規定，透過勞資爭議調解或訴訟途徑請求償還。

五、結論與建議

結論：收據提交至公司後保管責任即移轉至公司，公司內部簽核流程中遺失收據，係公司管理之疏失，不應由員工承擔。出差費用為雇主之法定償還義務，即便原始收據遺失，員工仍有權請求核銷。

1. 以書面向公司主張權利：以電子郵件或書面方式向公司說明收據已提交之事實，附上第一層主管確認簽收之紀錄，正式要求公司核銷出差費用。
2. 嘗試取得替代證明：聯繫出差期間消費之店家，申請收據補發、消費明細或交易紀錄；調取信用卡帳單或電子支付紀錄作為補充證據。
3. 請第一層主管出具書面：請已確認收到並簽核收據之第一層主管出具書面聲明，載明其已收到收據並完成簽核後往上層送交之事實。
4. 檢視公司內部規定：查閱公司之差旅費用管理辦法或內部規章，確認是否有收據遺失之處理機制或替代核銷方式。
5. 向公司提出改善建議：建議公司建立收據電子化掃描備存制度、簽核流程追蹤系統等，避免類似事件再次發生。
6. 申請勞資爭議調解：若公司持續拒絕核銷出差費用，可向當地勞資爭議調解委員會申請調解。
7. 日後養成留存副本習慣：未來提交任何原始文件前，應先拍照或影印留存副本，以備不時之需。此為自保措施而非法律義務。