離職前已預訂出差機票，費用該由誰承擔？

一、問題／事實整理（LawChain 原文）

當事人任職之公司慣例於出差前4至6個月預訂長程機票，且由員工以個人名義刷卡墊支大額款項，該等機票通常附有不可改簽或須支付高額取消費之限制。當事人依勞動基準法規定於離職30日前向公司預告離職，惟預定出差之日期落於離職日之後。公司以此為由要求當事人自行承擔全部機票費用。當事人欲瞭解：公司之要求是否合法、機票費用是否應由公司全額負擔，以及若取消機票產生額外費用，公司是否應負擔該等費用。

資料來源：法律圈 LawChain

二、爭點

• 員工依公司指示以個人名義墊支之出差機票費用，其法律性質為何？公司是否負有償還義務？
• 員工依勞基法合法預告離職，公司得否以離職為由拒絕償還員工墊付之差旅費用？
• 因員工離職致機票無法使用而須取消時，所產生之取消費或價差損失應由何方負擔？
• 公司要求員工以個人名義刷卡墊支公務費用之制度本身是否合理合法？

三、相關法條

• 民法第546條 — 委任人應償還受任人因處理委任事務所支出之必要費用
• 勞動基準法第15條 — 勞工終止不定期契約之預告義務
• 勞動基準法第16條 — 預告期間之規定
• 勞動基準法第22條 — 工資應全額直接給付勞工
• 勞動基準法第26條 — 雇主不得預扣工資作為賠償
• 民法第179條 — 不當得利之返還
• 民法第334條 — 債務抵銷之要件

四、法律分析

員工因公出差所預訂之機票，係依公司業務需求及指示而為，其性質屬於處理公司委託事務所支出之必要費用。依民法第546條第1項規定：「受任人因處理委任事務，支出之必要費用，委任人應償還之，並付自支出時起之利息。」員工以個人名義刷卡墊支之機票費用，即屬此條所稱之必要費用，公司負有償還義務。此一義務不因勞動契約嗣後終止而消滅，蓋該費用之支出係發生於勞動關係存續期間，且係基於公司之指示所為。

員工依勞基法第15條準用第16條之規定，於30日前預告離職，完全合乎法定程序，並無任何違約情事。公司不得以員工離職為由，拒絕償還員工先前依公司指示所墊付之出差費用。最高法院96年度台上字第1505號判決指出，勞工依法終止勞動契約，不構成債務不履行，雇主不得據此主張損害賠償。況且，公司制度上要求員工以個人名義及個人信用卡墊支公務費用，本身即將企業經營之財務風險轉嫁予員工，此制度設計之風險應由公司自行承擔。

至於機票取消所產生之額外費用（如取消手續費、票價差額等），因出差行程係公司業務安排，機票取消之原因亦為公司人事異動所致，並非員工個人因素，故取消費用原則上應由公司負擔。退步言之，即便公司主張員工離職導致機票無法使用而受有損害，員工依法預告離職屬合法權利之行使，不構成侵權行為或債務不履行，公司無從向員工請求損害賠償。此外，公司亦不得以機票費用為由，自員工薪資或離職結算金額中逕行扣除，否則即違反勞基法第22條及第26條之規定。

五、結論與建議

結論：員工依公司指示以個人名義墊付之出差機票費用，公司依民法第546條負有全額償還義務，不因員工嗣後合法離職而免除。機票取消所生之額外費用亦應由公司承擔，公司不得以此為由扣抵員工薪資或拒絕給付離職結算款項。

1. 書面催告公司償還：以存證信函正式通知公司，要求於一定期限內全額償還員工墊付之機票費用，並附上刷卡紀錄及機票訂購證明。
2. 保留所有墊支憑證：保存信用卡帳單、機票訂購確認單、公司出差指示文件（電子郵件、簽呈等），作為日後請求償還之證據。
3. 確認離職程序合法：檢視離職預告是否已依勞基法第16條規定之期間提出，並保留離職申請書副本或電子紀錄。
4. 申請勞資調解：若公司拒絕償還，向當地勞工局申請勞資爭議調解，將墊付費用與其他離職相關爭議一併處理。
5. 注意薪資是否被扣：確認離職結算時公司是否有自薪資中扣除機票費用，如有，即違反勞基法第26條，應一併主張。
6. 評估民事訴訟：調解不成立時，得向法院提起民事訴訟，依民法第546條或不當得利請求公司償還全部墊付費用及利息。
7. 建議公司改善制度：未來任職時，建議與公司協商改以公司名義及公司信用卡訂購出差機票，避免員工承擔墊支風險。